Public relations memegang peran penting dalam suatu organisasi atau perusahaan. Untuk itu perlu diketahui tujuan, ruang lingkup, tugas dan sasaran Public Relation.

1. Tujuan Public Relation:

Tujuan utama dari public relation adalah mempengaruhi perilaku orang, baik secara individu maupun kelompok  melalui dialog tanpa membedakan golongan. Hal ini bertujuan untuk membentuk persepsi, sikap, dan opini yang penting terhadap kesuksesan sebuah perusahaan (Davis, 2003).
Menurut Rosady Ruslan tujuan public relation adalah sebagai berikut:
a. Menumbuh kembangkan citra perusahaan yang positif untuk publik eksternal atau masyarakat dan konsumen.
b. Mendorong tercapainya saling pengertian antara publik yag disasar dengan perusahaan.
c. Mengembangkan sinergi fungsi pemasaran dengan public relation.
d. Efektif dalam membangun pengenalan atau image brand dan menumbuhkan pengetahuan tentang brand.
e. Mendukung bauran pemasaran.

Berdasarkan pemaparan diatas kita bisa menyimpulkan bahwasanya tujuan utama dari public relation adalah memperkenalkan, mengembangkan, menumbuhkan dan memperkuat citra perusahaan kepada publik yang disasar untuk menciptakan brand awareness yang secara tidak langsung akan berkaitan dengan pemasaran.

2. Ruang Lingkup Public Relation

Menurut Rosady Ruslan dalam Buku Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi – Ruang lingkup tugas public relations dalam sebuah organisasi/lembaga antara lain:

1. Membina hubungan ke dalam (publik internal)

Public internal adalah public yang menjadi bagian dari perusahaan atau organisasi itu sendiri. Contoh publik internal dalam public relation: pegawai, manajer, pemegang saham, dan pekerja.

Tujuan dibinanya hubungan dengan publik internal adalah untuk menciptakan hubungan yang harmonis, dalam rangka menciptakan kerjasama untuk ikut berpartisipasi dan berprestasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan. Hal ini untuk membangkitkan semangat kerja, menyatukan visi, misi, dan tujuan untuk keberhasilan perusahaan.

2. Membina hubungan keluar (public eksternal)

Public eksternal adalah masyarakat umum ataupun kelompok tertentu yang menjadi target perusahaan. Publik eksternal meliputi; pers, pemerintah, masyarakat sekitar, dan pelanggan.

Tujuan dibinanya hubungan dengan publik eksternal adalah menciptakan dan meningkatkan citra perusahaan yang baik. Selain itu perlu mendapatkan kepercayaan dan penilaian yang positif  jika terjadi suatu hal yang bertentangan antara perusahaan dengan masyarakat umum, maka dari itu peranan public relation dibutuhkan untuk meperbaiki citra tersebut.

Berdasarkan pemaparan ruang lingkup public relation ini bisa disimpulkan bahwa, seorang public relation yang baik adalah ia yang bisa menciptakan hubungan yang baik antara internal perusahaan dan eksternal perusahaan yaitu kelompok maupun masyarakat umum yang menjadi target perusahaan. Hubungan baik ini akan memudahkan penyelesaian konflik dan mengembalikan citra positif perusahaan.

3. Tugas Public Relation

Menurut Rosadi Ryslan tugas public relation dibagi dalam tiga kategori, antara lain:

1. Penasehat Ahli

Seorang praktisi publik relations yang berpengalaman diumpamakan seperti hubungan dokter dan pasiennya. Ia memiliki kemampuan tinggi untuk membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah yang dialami oleh pasiennya. Dapat diartinya pihak manajemen bertindak pasif untuk menerima atau mempercayai apa yang telah disarankan atau diusulan dari seorang public relation untuk memecahkan dan mengatasi persoalan yang tengah dihadapi.

2. Fasilitator Komunikasi

Dalam hal ini praktisi public relation bertindak sebagai komunikator maupun mediator antara publik internal (pihak manajemen) dan publik eksternal (masyarakat umum) untuk mendengarkan apa yang diinginkan dan diharapkan oleh kedua bela pihak. Praktisi PR juga dituntut mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan dan harapan perusahaan kepada pihak publiknya. Maka dari itu dibutuhkan komunikasi timbal balik untuk menciptakan saling pengertian, saling percaya, saling menghargai, mendukung dan toleransi yang baik antara kedua belah pihak.

3. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah.

Peranan praktisi public relations dalam proses pemecahan masalah merupakan tugas public relation sebagai bagian dari tim manajemen perusahaan. Dalam hal ini, praktisi public relation membantu pimpinan mengambil tindakan atau eksekusi dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan professional.

4. Sasaran Public Relation

Sebelum masuk pada pembahasan sasaran public relation, ada beberapa skill yang harus dimiliki untuk keberhasilan praktisi public relation. Empat skill ini dikemukakan oleh  Cultip, Center & Broom, yaitu:

1. Skills: seorang public relations profesional harus memiliki keahlian untuk menulis secara efektif dan berbicara secara persuasif untuk dapat mempengaruhi dan menarik minat publik. Untuk mencapai hal ini bisa ditingkatkan dengan cara latihan public speaking, banyak membaca, dan menulis. Teman-teman mahasiswa bisa mempraktekannya secara mandiri.

2. Knowledge: memiliki pengetahuan yang mendalam mengenai berbagai publik dan media, mengerti tentang proses manajemen organisasi dan memiliki ketepatan untuk mengantisipasi gejala yang yang terjadi terutama dalam masalah bisnis dan finansial.

3. Abilities: mampu memecahkan masalah, membuat keputusan yang tidak berpihak, bersikap objektif, dapat menangani masalah publik, mampu menumbuhkan kepercayaan dalam lingkungannya, serta keberanian untuk bertanggung jawab.

4. Qualities: percaya diri, dinamis, punya semangat tinggi, berwawasan luas, memiliki kemampuan untuk maju, besikap positif, memiliki kemauan untuk mengembangkan intelektualitasnya, rasa ingin tahu yang tinggi, menjadi pendengar yang baik, tidak mudah frustasi dan memiliki gaya yang khas dengan penampilan yang baik.

Setelah memiliki dan memperkuat ke empat skill diatas, maka tugas dan sasaran seorang public relation adalah:

1. Memberi saran kepada manajemen tentang semua perkembangan internal dan eksternal yang mungkin mempengaruhi hubungan organisasi dengan publik-publiknya.

2. Meneliti dan menafsirkan sikap publik untuk kepentingan organisasi atau antisipasi sika publik terhadap organisasi.

3. Bekerja sebagai penghubung antara manajemen dan publik-publiknya

4. Memberi laporan berkala kepada manajemen tentang semua kegiata yang mempengaruhi hubungan publik serta organisasi.

Sekian pembahasan kita mengenai tujuan, ruang lingkup, tugas dan sasaran public relation.  Jika ada yang ingin ditanyakan atau didiskusikan silahkan melalui kolom komentar atau melalui e-learning Ilmu.